1. Quiénes somos y alcance
VMA Social Media LLC (“VMA Social Media”, “nosotros”) es una agencia de servicios digitales con sede en 1200 Brickell Ave, Suite 1950, Miami, FL 33131, Estados Unidos. Somos responsables de la información personal descrita en esta Política de privacidad.
Esta política se aplica a la información recopilada a través de vmasocial.us, por correo electrónico, teléfono, WhatsApp y videollamadas con nosotros, y en el curso de la prestación de nuestros servicios a clientes empresariales. No se aplica a sitios web ni a Plataformas de terceros (como Instagram, TikTok o Google), que tienen sus propias políticas de privacidad. Nuestro uso de cookies se explica en nuestra Política de cookies.
2. Información que recopilamos
Información que usted nos proporciona
- Formulario de contacto y consultas: su nombre, el nombre de su empresa, su dirección de correo electrónico, su número de teléfono o de WhatsApp, su sitio web o perfil en redes sociales, los servicios que le interesan (incluidas las opciones que haya seleccionado en nuestro configurador de planes, como publicaciones por mes o inversión publicitaria prevista), su rango de presupuesto y el contenido de su mensaje.
- Información comercial del cliente: datos de contacto de su equipo, recursos de marca, información sobre productos y servicios, objetivos comerciales, contenido, testimonios de clientes y otros materiales que usted comparta para que podamos prestar los servicios.
- Acceso a cuentas: roles de usuario, invitaciones y, solo cuando una plataforma lo exige, credenciales de inicio de sesión de sus cuentas de redes sociales, publicidad, sitio web, tienda, correo electrónico, CRM o analítica. Mantenemos las credenciales en confidencialidad y las usamos únicamente para prestar los servicios.
- Información de facturación: nombre de facturación, empresa, dirección, datos fiscales e historial de facturas y pagos. Los datos de tarjetas y cuentas bancarias se ingresan en nuestro procesador de pagos, que cumple con la norma PCI-DSS, y este se encarga de procesarlos. No recibimos ni almacenamos números de tarjeta completos.
- Comunicaciones: correos electrónicos, mensajes, notas de llamadas y grabaciones de reuniones (le avisaremos antes de grabar una llamada).
Información recopilada automáticamente
- Registros del servidor: cuando usted visita nuestro sitio web, nuestro proveedor de alojamiento registra automáticamente su dirección IP, el tipo de navegador, el dispositivo y el sistema operativo, las páginas solicitadas, la página de referencia y la fecha y hora de la visita. Usamos estos registros para la seguridad, la resolución de problemas y la prevención de abusos.
- Cookies y almacenamiento local: actualmente nuestro sitio web no instala cookies ni almacena información en su dispositivo, y no usamos cookies de analítica ni de publicidad. Consulte nuestra Política de cookies.
- Fuentes tipográficas: nuestras páginas cargan fuentes desde Google Fonts, por lo que Google recibe su dirección IP y la información de su navegador cuando se carga una página.
- WhatsApp: si usted se comunica con nosotros mediante el botón de WhatsApp, la conversación se realiza en WhatsApp, un servicio de Meta, y Meta trata su número y sus mensajes conforme a su propia política de privacidad. Recibimos los mensajes y su número para poder responderle.
Información de otras fuentes
Podemos recibir información sobre usted de personas que le refieren a nosotros, de fuentes comerciales públicas (como su sitio web o sus perfiles sociales públicos) y de las Plataformas que gestionamos en nombre de nuestros clientes, como se explica en la siguiente sección.
No recopilamos intencionalmente información personal sensible (como datos de salud, de cuentas financieras, documentos de identidad oficiales, origen racial o étnico, creencias religiosas o geolocalización precisa) a través de nuestro sitio web. Le pedimos que no nos la envíe.
3. Datos que tratamos para nuestros clientes
Cuando gestionamos redes sociales, anuncios, sitios web, tiendas, correo electrónico, SMS, WhatsApp, chatbots o CRM para un cliente, podemos acceder a información personal de los clientes, seguidores, prospectos y visitantes del sitio web de ese cliente, como nombres, nombres de usuario, comentarios, mensajes, datos de contacto, información de pedidos y datos de analítica.
Respecto de esos datos, nuestro cliente es la empresa o el responsable del tratamiento, y nosotros actuamos como proveedor de servicios o encargado del tratamiento. Los tratamos únicamente según las instrucciones del cliente y solo para prestar los servicios; no los vendemos ni los usamos para nuestro propio marketing, y los eliminamos o devolvemos cuando termina la relación contractual, como se describe en la Sección 16 de nuestros Términos del servicio. Si usted es cliente de uno de nuestros clientes y desea ejercer sus derechos de privacidad, comuníquese directamente con esa empresa. Si se comunica con nosotros, remitiremos su solicitud al cliente y le prestaremos asistencia a este.
4. Cómo usamos la información
- Para responder a su consulta, agendar llamadas y preparar propuestas.
- Para prestar, gestionar y mejorar los servicios, lo que incluye crear contenido, ejecutar campañas, desarrollar sitios web y preparar informes.
- Para facturarle, procesar pagos, prevenir fraudes y llevar registros contables.
- Para comunicarnos con usted sobre su cuenta, sus proyectos, los cambios en nuestros términos y las actualizaciones del servicio.
- Para enviarle correos electrónicos o mensajes de marketing sobre nuestros servicios, cuando la ley lo permita y con su consentimiento cuando sea obligatorio. Usted puede darse de baja en cualquier momento.
- Para operar, proteger y solucionar problemas de nuestro sitio web y nuestros sistemas, y para detectar y prevenir spam, abusos e incidentes de seguridad.
- Para cumplir con obligaciones legales, tributarias y contables, responder a requerimientos legales y hacer cumplir nuestros acuerdos.
- Para mostrar trabajos terminados de clientes en nuestro portafolio, sujeto al derecho del cliente a excluirse conforme a nuestros Términos del servicio.
No usamos información personal para tomar decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o efectos igualmente significativos para usted.
5. Bases legales
Cuando se apliquen leyes como el Reglamento General de Protección de Datos de la UE o del Reino Unido (RGPD, o GDPR por sus siglas en inglés), la LGPD (Ley General de Protección de Datos Personales) de Brasil u otras leyes similares, nos basamos en las siguientes bases legales:
- Contrato: para preparar una propuesta a solicitud suya y para prestar los servicios que usted contrata.
- Intereses legítimos: para responder a consultas comerciales, operar y proteger nuestro sitio web, mejorar nuestros servicios, llevar registros comerciales y enviar comunicaciones pertinentes entre empresas, siempre ponderándolos frente a sus derechos.
- Consentimiento: para los mensajes de marketing cuando se requiera consentimiento, y para cualquier cookie opcional que podamos agregar en el futuro. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
- Obligación legal: para llevar registros tributarios y contables y responder a requerimientos legales de las autoridades.
6. Cómo compartimos la información
Compartimos información personal únicamente con los siguientes destinatarios, y solo en la medida necesaria para los fines indicados en la Sección 4:
- Proveedores de servicios (encargados del tratamiento) que trabajan en nuestro nombre en virtud de contratos que limitan el uso que hacen de los datos, incluidos nuestro proveedor de alojamiento web, nuestro proveedor de correo electrónico, nuestro procesador de pagos, nuestro CRM, herramientas de agendamiento y videollamadas, herramientas de gestión de proyectos y de almacenamiento de archivos, y herramientas de diseño y producción de contenido.
- Plataformas de publicidad y redes sociales (como Meta, TikTok, Google y LinkedIn), cuando las usamos para gestionar las cuentas y campañas de nuestros clientes. Los datos de clientes que se comparten con estas Plataformas se comparten según las instrucciones del cliente y conforme a los términos de la Plataforma.
- Subcontratistas, como diseñadores, editores de video, desarrolladores y creadores que nos ayudan a entregar un proyecto, sujetos a obligaciones de confidencialidad.
- Asesores profesionales, como contadores, auditores, abogados, bancos y aseguradoras, sujetos a deberes de confidencialidad.
- Autoridades y procesos legales, cuando lo exija la ley, una citación (subpoena) o una orden judicial, o cuando sea necesario para proteger los derechos, los bienes o la seguridad de nuestra empresa, de nuestros clientes o de terceros.
- Transferencias de negocio, a un comprador o sucesor en relación con una fusión, adquisición o venta de la totalidad o de parte de nuestro negocio, con sujeción a esta política.
7. Sin venta de datos ni publicidad dirigida
No vendemos información personal ni compartimos información personal para publicidad conductual entre contextos o publicidad dirigida, según la definición de esos términos en las leyes estatales de privacidad de EE. UU. No lo hemos hecho en los últimos doce (12) meses. No usamos información personal para elaborar perfiles que produzcan efectos jurídicos o efectos igualmente significativos.
8. Cuánto tiempo conservamos la información
Conservamos la información personal solo durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta política, y luego la eliminamos o la anonimizamos:
- Consultas que no se convierten en clientes: hasta 24 meses después de nuestro último contacto, para poder dar seguimiento a la conversación.
- Registros de contratos, proyectos y facturación de clientes: durante la vigencia de la relación contractual y luego hasta siete (7) años, para cumplir con los requisitos tributarios, contables y legales.
- Accesos a cuentas y credenciales: se eliminan o se liberan cuando termina la relación contractual y, en cualquier caso, dentro de los treinta (30) días siguientes a su terminación.
- Datos de audiencia de clientes tratados en nombre de un cliente: según las instrucciones del cliente, y se eliminan o devuelven dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación de la relación contractual, salvo que la ley exija otra cosa.
- Registros del servidor: por lo general, hasta noventa (90) días, salvo que se necesiten por más tiempo para investigar un incidente de seguridad.
- Listas de marketing: hasta que usted se dé de baja; conservamos un registro de su baja para no volver a contactarle.
9. Seguridad
Usamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger la información personal, entre ellas conexiones HTTPS cifradas, acceso limitado al personal que lo necesita, acceso basado en roles a las cuentas de los clientes en lugar de contraseñas cuando es posible, autenticación de dos factores en nuestras herramientas de trabajo, gestores de contraseñas para cualquier credencial compartida y proveedores que mantienen estándares de seguridad reconocidos. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si tenemos conocimiento de un incidente de seguridad que afecte su información personal, se lo notificaremos a usted y a las autoridades según lo exija la ley.
10. Derechos de privacidad en los estados de EE. UU.
Los residentes de ciertos estados de EE. UU., como California (CCPA, Ley de Privacidad del Consumidor de California, en su versión modificada por la CPRA, Ley de Derechos de Privacidad de California), Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Florida y otros estados con leyes integrales de privacidad, pueden tener algunos o todos los siguientes derechos, sujetos a las excepciones legales:
- Conocer y acceder: confirmar si tratamos su información personal y solicitar una copia de ella, incluidas las categorías de información, las fuentes, los fines y los destinatarios.
- Rectificar: solicitar la corrección de información personal inexacta.
- Eliminar: solicitar la eliminación de la información personal que recopilamos de usted.
- Portabilidad: recibir su información en un formato portátil y fácil de usar.
- Exclusión (opt-out): excluirse de la venta de información personal, del intercambio para publicidad conductual entre contextos, de la publicidad dirigida y de ciertos tipos de elaboración de perfiles. Como se explica en la Sección 7, no realizamos estas actividades.
- Limitar la información sensible: no usamos información personal sensible para fines que nos obliguen a ofrecer este derecho.
- No discriminación: no le negaremos servicios, no le cobraremos precios diferentes ni le ofreceremos una calidad de servicio distinta por haber ejercido sus derechos.
- Apelación: si rechazamos su solicitud, puede apelar respondiendo a nuestra decisión. Si rechazamos su apelación, puede comunicarse con el fiscal general (attorney general) de su estado.
En los últimos doce (12) meses hemos recopilado las siguientes categorías de información personal, según se describe en la Sección 2: identificadores (nombre, correo electrónico, teléfono, dirección IP); información comercial y empresarial (empresa, servicios de interés, rango de presupuesto, historial de compras y de facturación); actividad en internet (datos de los registros del servidor); información profesional (cargo y empresa); y el contenido de sus comunicaciones. Las recopilamos para los fines indicados en la Sección 4 y las divulgamos únicamente a los destinatarios indicados en la Sección 6.
Para presentar una solicitud, escriba a legal@vmasocial.us o llame al +1 (305) 000-0000. Verificaremos su identidad cotejando la información que usted nos proporcione con la que tenemos, y podemos pedirle más datos si es necesario. Puede actuar por medio de un agente autorizado, quien deberá presentar prueba de su autorización por escrito. Respondemos en un plazo de cuarenta y cinco (45) días, y podemos prorrogar este plazo una vez por otros cuarenta y cinco (45) días cuando sea razonablemente necesario, previo aviso a usted. Algunas de estas leyes excluyen la información recopilada en un contexto entre empresas; aun así, consideraremos de buena fe todas las solicitudes.
11. Derechos de los visitantes internacionales
Si usted se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido, Brasil, México, Colombia, Argentina u otro país con leyes de protección de datos, puede tener derecho a acceder a su información personal, rectificarla, eliminarla, limitar su tratamiento u oponerse a él, a la portabilidad de los datos y a retirar su consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte el tratamiento realizado con anterioridad. También tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos. Para ejercer estos derechos, escriba a legal@vmasocial.us. Respondemos en un plazo de treinta (30) días, o antes si su ley local así lo exige.
12. Transferencias internacionales
Tenemos sede en Estados Unidos y trabajamos con clientes en Estados Unidos y América Latina. La información que usted nos proporciona se almacena y trata en Estados Unidos y, a través de nuestros proveedores de servicios, posiblemente en otros países. Estos países pueden tener leyes de protección de datos distintas de las de su país. Cuando transferimos información personal a otros países, tomamos medidas para protegerla según se describe en esta política, incluidos compromisos contractuales de nuestros proveedores de servicios y, cuando se requiera, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos de transferencia lícitos.
13. Correos electrónicos y mensajes de texto de marketing
Correo electrónico. Puede darse de baja de nuestros correos electrónicos de marketing en cualquier momento mediante el enlace “cancelar suscripción” que aparece en cualquiera de ellos o escribiendo a hello@vmasocial.us. Procesamos las bajas con prontitud y, en cualquier caso, dentro de diez (10) días hábiles, como lo exige la Ley CAN-SPAM (ley federal de EE. UU. sobre correo electrónico comercial). Seguiremos enviándole mensajes transaccionales y de servicio sobre su cuenta, sus facturas y sus proyectos.
Mensajes de texto y WhatsApp. Solo enviamos mensajes de texto o de WhatsApp a personas que han otorgado el consentimiento requerido, como clientes y prospectos que nos piden que los contactemos por ese medio. La frecuencia de los mensajes varía, y pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Responda STOP a cualquier mensaje de texto para darse de baja, o HELP para obtener ayuda. En WhatsApp, responda STOP o indíquenos que ya no desea recibir mensajes. El consentimiento para recibir mensajes no es condición para comprar ningún servicio. No vendemos ni compartimos números de teléfono móvil ni el consentimiento para recibir mensajes de texto con terceros para sus fines de marketing.
14. Do Not Track y Global Privacy Control
No existe un estándar común en la industria para las señales “Do Not Track” (No rastrear) de los navegadores, por lo que nuestro sitio web no responde a ellas de manera diferente. Sí respetamos la señal Global Privacy Control (GPC) como una solicitud válida de exclusión de la venta o el intercambio de información personal y de la publicidad dirigida para ese navegador. Como no vendemos ni compartimos información personal ni usamos cookies de publicidad, nuestro sitio ya funciona como si se hubiera hecho esa solicitud.
15. Menores de edad
Nuestro sitio web no está dirigido a menores de 13 años, y nuestros servicios se ofrecen únicamente a empresas representadas por personas de al menos 18 años. No recopilamos a sabiendas información personal de menores de 13 años, ni de ninguna persona menor de 18 años a través de nuestros formularios. Si cree que un menor nos ha proporcionado información personal, comuníquese con nosotros y la eliminaremos. No creamos campañas dirigidas a menores de 13 años, y las campañas de los clientes deben cumplir la Ley de Protección de la Privacidad en Línea de los Niños (COPPA), según se describe en nuestra Política de uso aceptable y de contenido.
16. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de privacidad cuando cambien nuestras prácticas, nuestros servicios o la ley. La fecha de “Última actualización” que aparece al principio indica la versión más reciente. Si hacemos cambios importantes, como usar información personal para un nuevo fin o agregar cookies de analítica o de publicidad, publicaremos aquí la política actualizada, lo notificaremos por correo electrónico a los clientes activos antes de que el cambio entre en vigor y pediremos su consentimiento cuando sea obligatorio.
Contacto sobre este documento
VMA Social Media LLC
1200 Brickell Ave, Suite 1950, Miami, FL 33131, Estados Unidos
Correo: legal@vmasocial.us
Teléfono: +1 (305) 000-0000
Respondemos las solicitudes por escrito en un plazo de treinta (30) días, salvo que este documento indique otro plazo.